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残業代の支払を合法的にラクにする手段とは?

Q. 当社の一般職の社員から、残業代が正しく計算されていないとクレームを受けることがあります。 社員の労働時間の把握がルーズで、残業時間を上長の判断でカウントしていることが原因になっていると思われます。 問題がこじれる前に何らかの対処をしなければなりません。 正確に労働時間を把握する場合には、給与計算の手間や残業代が増えることが懸念されますが、何か良いアイディアはないでしょうか。 また、これまで残業に関する届け出などをまったく行ってこなかったことも気になっています。


A. まずは正確に労働時間を把握しなければなりませんので、タイムカードの導入か、本人による申告制などを検討して下さい。 残業代の計算に関しては、毎月の残業代を定額で支払うことによって、給与の総支給額を一定の額にとどめ、計算を簡単にする方法があります。例えば、「定額残業代」などとして月に50,000円(例:平均時給2,000円×割増率1.25×残業20時間として計算)を、残業の有無にかかわらず支払うこととします。 すると、20時間までの範囲の残業を行ったとしてもすでに支払いが確定している50,000円が充当され、総支給額には変動が生じないこととなります。 また、法定労働時間を超えて残業等を行わせるには、労使の間で「時間外労働・休日労働に関する協定(36協定)」を結び、労働基準監督署へ届け出を行うことが必要です。


1.必ず時間外労働を合法化しておく。


① 36協定を締結し、届け出る
1日8時間、1週40時間という数字は聞いたことがあるかと思いますが、これは労働基準法で定められた「法定労働時間」であり、この時間を超えて労働者に仕事をさせると違法になってしまいます。 しかし、法定労働時間を超えて仕事をしてもらう必要は常に存在します。そこで、会社側の代表と労働者側の代表が書面により残業を行う旨の協定(36協定)を結び、労働基準監督署へ届け出ることにより、その範囲で残業が合法化されることになります。 会社としてこれだけはやっておかないと、残業自体を違法のもとにさせていたという事実が発覚してしまうリスクを負うことになります。

② 時間外労働を契約に盛り込む
36協定を結び、届け出たからといって、会社が社員に対して残業を行わせる契約上の義務を負わせることができるというわけではありません。 まずは就業規則および個々の労働契約に定めを設け、残業を行わせる約束をしておく必要があります。 36協定は会社側の代表と労働者側の代表の合意ではありますが、あくまで、労働基準法違反の責任を問われないという免罰効果があるだけだという点に注意してください。

③ 残業時間の制限に注意
36協定において残業させることができる時間は青天井というわけではなく、一定の制限が設けられています。 以下の表にあるように、1週間で、一般労働者で15時間、1ヶ月で45時間となりますが、例外もあります。 一時的に必要のある場合、たとえば通常の生産量を大幅に上回る受注が集中したときです。 そのときは、会社側の代表と労働者側の代表で合意した内容を36協定に書き加え、労働基準監督署へ届け出ることによって、6回を限度として、月に60時間、1年で420時間まで残業を行わせることが可能です。

1.一般労働者の場合
期間 限度時間
1週間 15時間
2週間 27時間
4週間 43時間
1ヶ月 45時間
2ヶ月 81時間
3ヶ月 120時間
1年間 360時間

2.対象期間が3カ月を超える1年単位の変形労働時間制の対象者の場合
期間 限度時間
1週間 14時間
2週間 25時間
4週間 40時間
1ヶ月 42時間
2ヶ月 75時間
3ヶ月 110時間
1年間 320時間

※ 限度時間は法定の労働時間を超えて延長することができる時間数を示すものです。
また、休日労働を含むものではありません。



2.原資が無くとも残業対策は可能。


① 残業代を固定給の中に入れ込む
残業を行わせるニーズがある、しかしトータルの給与額を増やすことができないというお話はよく聞かれます。 そうした場合には、定額で支払う残業代を今現在支払っている固定給の中に入れ込むという対策があります。 しかしながら、社員の了解をとらず、会社側の都合だけで残業代を固定給に入れ込んでしまうということはできません。

② 不利益変更には社員ごとの同意が必要
社員の立場からすると、残業代は固定給に上乗せして支払われるものと考えたいところですが、残業代を固定給に入れ込んだ場合、固定給に加えて残業代が支払われることはありません。 つまり、固定給が2万円下がり、その分が残業代になってしまったということですので、社員は「損をした」と感じざるを得ません。

【例】
固定給の入れ込みを行わない場合
固定給 ・・・ 300,000円
残業代(10時間分) ・・・ 20,000円
総支給額 ・・・ 320,000円

固定給の入れ込みを行う場合
固定給 ・・・ 280,000円
残業代(10時間分) ・・・ 20,000円
総支給額 ・・・ 300,000円

社員にとっては実質的な減給となり、労働条件が不利益に変更されることになるため、会社がこの方法で残業対策を行う場合、法的には「社員の同意を個別に得ること」が必要となります。

③ デメリットが生じることも
この手法は私の事務所でも多くの会社さんに推奨していますが、デメリットが生じることもあります。 たとえば、求人を出した際に、みなし残業代を入れ込んだ分、基本給の部分を低く表示しなければなりません。 それにより、求職者から見た印象が悪くなるといった問題が考えられます。 元々の基本給が低い場合にはとりわけその傾向が顕著です。 基本給が最低賃金ぎりぎりの140,000円程度まで低く表示されるようなこともあり、人材確保に支障を来すおそれがあります。 また、前にも説明しました通り、社員には実質的な減給を求めることになります。 仕事へのモチベーションや能率に差し障りが出ることも考えられますので、丁寧な説明を行い、合意した内容を労働契約や就業規則などにはっきりと明示しておかなければなりません。





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