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原則残業禁止とした上、残業申請書の提出を義務づけ、無駄な残業を削減!

Q. 当社では36協定の締結および届け出を行っていますが、従業員が会社の指示によらず残業を行うことがあるため、36協定に定める時間を超過する恐れのある状況です。従業員の言い分によると、残業がどのくらい必要かはその時になってみないとわからないため、事後の報告にならざるを得ないとのことです。会社としては今後、残業時間を管理するため、従業員が残業を行う際には、原則として、あらかじめ上長に残業申請書を提出し、承認があった部分のみ残業を承認する取り扱いとし、やむを得ない場合のみ、事後の残業申請書の提出を認めるという取り扱いとすることで問題はないでしょうか。


A. 事前に残業申請書を提出させ、承認のあった残業のみ認める取り扱いは非常に有効ですが、併せて原則残業禁止とし、会社の命令または(残業申請書の提出による)承認によらない残業を行った場合には就業規則による懲戒処分を行うくらい徹底してもよいかもしれません。少なくとも、従業員が会社に無断で行った残業に対する残業代は支給するべきではありません。また、事後の残業申請書の提出を認める取り扱いは残業禁止の取り扱いを形骸化させてしまう恐れがあるため、最小限の利用に止めるべきです。


1.36協定の有無にかかわらず、会社に無断で残業を行うことは禁止すべき。


① 36協定によらない法定外残業は違法である

一般的に、労働契約に残業を行わせる旨が規定されている場合、会社はその時間に見合った残業代さえ支払えば、従業員に残業を行わせることができると考えがちですが、法定労働時間(通常1日8時間、1週40時間)を超えて従業員に労働をさせることは、労働基準法の定めにより、原則として禁止されています。会社がこれに違反し、従業員に法定労働時間を超える労働をさせていることが発覚した場合には労働基準監督署の是正勧告の対象となり、従わなければ事業主が告発されることさえあります。実際に法定労働時間を超えて残業をさせる必要がある場合には、時間外・休日労働に関する協定(36協定)を会社と従業員の代表との間で締結し、労働基準監督署に届け出ることで、その範囲で法定労働時間を超えた残業が合法化されることとなります。


② 36協定が未締結であれば、完全に残業禁止とすべき

36協定の締結及び労働基準監督署への届け出が行われていない場合、会社は従業員に法定労働時間を超えて残業を行わせることができません(所定労働時間を超え、法定労働時間に至るまでの法定内残業は可能です)。この場合、会社としては完全に従業員の残業を禁止とすることで整合がとれ、労働基準法上の義務を果たせることとなります。36協定の未締結および会社による残業禁止の措置が徹底されているにもかかわらず、従業員が残業を行おうとした場合、過去の裁判(神大学園ミューズ音楽院事件 東京高判H17.3.30)においては、「36協定が未締結である以上、労働者に時間外労働をさせないことは使用者の法的義務であり、その業務を履行する業務命令自体について違法の評価を受けることはあり得ない。」との判断が示されており、残業禁止命令に違反した従業員の側に問題があるとされています。逆説的にいえば、残業を完全禁止とするのであれば、初めから36協定を締結すべきでないということがいえます。ちなみに、所定労働時間を超え法定労働時間に至るまでの残業であれば、36協定の締結によらず行わせることは可能ですが、その場合は法定労働時間を超えて残業をしないよう、運用に注意する必要があります。


③ 原則残業禁止とし、残業許可制によりコントロールする

36協定の締結及び届け出が行われている場合、会社は従業員に法定労働時間を超えて残業を行わせることができます。そのような場合において、会社としては従業員の残業時間を36協定に定められた時間に収める必要があり、それを超えた場合、会社が労働基準法違反として責任を問われることになってしまいます。従業員の残業時間を会社がコントロールしようとする場合、事後にタイムカードを見て指導するのではすでに遅い場合が多く、原則残業禁止とし、会社が行った命令、または従業員に残業申請書を提出させ、許可を行ったもののみ承認する取り扱いが望ましいといえます。原則残業禁止とするためは、就業規則などに会社の命令または指示によらない残業を禁止とする旨と、会社の命令および残業申請書の提出方法などについて明記し、これらの手続きによらない残業は一切禁止とすることを徹底します。



2.残業命令か残業申請書の提出により残業を実施する。


① 残業命令による残業の実施

会社が従業員に残業を命令する場合には、作業に必要な最小限の時間とし、これを超える時間の残業は会社として禁止しており、残業代は一切支給しないことをあらかじめ伝えるとともに、実際にその時間を超える残業をしないように管理する必要があります。これによりダラダラ残業、生活残業など無駄な残業を相当抑制する効果が期待できます。また、万が一、従業員が命令した時間を超えて残業を行っていることを知った場合は、すぐに取りやめるよう指示するものとします。場合によっては、就業規則に違反したことによる懲戒処分(訓告)の実施を検討しても良いでしょう。なお、従業員が残業していることを会社が知りつつ放置している場合や業務量が明らかに残業を必要とする程度である場合、「黙示の残業命令」があったとして、残業代支払いおよび36協定違反の問題が生じるおそれがあるので、注意が必要です。


② 残業申請書による残業の実施

残業を許可制とする場合には、従業員から上長に残業申請書を提出させることとします。この場合、残業申請書は事前に提出することを徹底し、よほどのことがなければ事後に残業申請書を提出することを認めるべきではありません。これを認めてしまうと、従業員が自らの判断で残業を行うことが常態となり、結局、残業申請のシステムが形骸化してしまう恐れがあります。会社が残業を許可する場合には、作業に必要な最小限の時間までとします。従業員に対しては、会社の許可を超える時間の残業は禁止しており、残業代は一切支給しないことを伝えるとともに、実際にその時間を超える残業をしないよう指導していく必要があります。一般的な残業申請書のひな形は以下の通りです。残業を行った後に申請時間との差異が出る可能性もあるため、残業報告書をセットにすると、運用がしやすいでしょう。


残業申請書ひな形

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