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労働基準監督署の調査に備えて取り組むべきこととは?

Q. 会社を経営している知人から聞いた話ですが、退職した社員から残業代の未払いに関して労働基準監督署に申告が行われたために、呼び出しによる調査が行われ、結局、合計600万円もの支払に応じることになったそうです。 この話を聞いて、当社でも対策をおこなう必要を感じるようになりました。 実際に労働基準監督署に申告が行われたときには、どのような流れになるのでしょう。また、 会社に調査が入った際の対処法もあわせて教えていただけますでしょうか。


A. 労働基準監督署に労働者から申告のあった場合は、まず、担当官がその労働者からヒアリングを行い、その上で賃金台帳や出勤簿などの資料の提出を求め、事実関係を把握します。 そこで会社が法違反を行っている疑いが強いとされた場合、会社に「出頭通知書」がハガキで送られてきます。 会社の担当者が労働基準監督署に「出頭」すると、申告のあった(法違反の疑いをかけられている)事項を説明され、その上でヒアリングおよび資料の提出を求め、労働者側のものと総合して事実関係を確認することになります。 調査の結果、法違反の事実が明らかとなれば、担当官から「是正勧告書」および「指導票」が交付されます。 これに従い会社が違反行為を改め、最終的に「是正報告書」および「改善報告書」の提出を行い、調査は終了となります。 こうした労働基準監督署の判断は一応、客観的に行われ、必ずしも会社側が不利をこうむるというわけではありません(中には会社を疑ってかかる労働基準監督官もいますが)。調査の際の対処については、下記に詳述します。


1.労働基準監督署の調査とはいかなるものか?


① 会社に労働基準監督署の調査が入るタイミング
労働基準監督署が会社の調査を行う際のテーマは大きく、労働基準(賃金、労働時間、その他労働条件)に関するものと、安全衛生(建設や製造現場の労災、安全衛生)に分けられます。また、調査が行われるタイミングとしては抜き打ちによるもの(定期監督、臨検監督)、労災事故が発生した際のもの(災害時監督)、労働者の申告によるもの(申告監督)があります。今回のケースを当てはめると、労働基準に関する申告監督ということになります。多くの会社を拝見していると、原因となる労働基準監督署への申告が行われる背景には会社と従業員のコミュニケーション不足があり、特に、在職中に会社に言えなかったことを、退職後に主張しだすといったケースは多くあります。仕事の忙しい中、労働基準監督署の調査にどうして煩わされなければならないのかという声はよく聴かれます。おっしゃることは理解できるのですが、日頃から労働基準法違反を放置していたツケが回ってきている状態です。のちのち裁判などにまで持ち込まれることを考えると、労働基準監督署の調査はコストもかからず安上がりな解決手段といえます。

② 労働基準監督署の調査で何を調べられるのか
労働基準監督署が労働基準に関する調査を行う際には、以下のような点が重点的に確認されます。
・残業代を含む賃金が正しく支払われているか
・労働時間は法定の範囲に収まっているか
・就業規則、36協定などの届け出が正しく行われているか
・就業規則、労働契約書などの内容は法に則しているか
・労働条件通知書、雇用契約書などを交付して労働条件を通知しているか

労働者の申告により労働基準監督署の調査が行われる場合は、申告のあった事項が重点的に確認されることになりますが、調べていたらたまたま他の問題が出てきてしまったというようなこともあるので、油断はできません。 また、労働基準監督署からの呼び出しの際に会社に送付される「出頭通知書」の内容を見れば、おおよその調査内容が把握できます。 そこには、来署の日時、担当官名、来署理由に加え、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、タイムカード、就業規則など持参していく物が書かれています。これらは日頃から積み重ねてきた資料ですので、なければないで、ありのままを見てもらうことになります(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿は法的に設置が義務づけられている帳簿なので、是正勧告は免れませんが…)。そのときになって、慌てて準備したり、取り繕っても遅いのは言うまでもありません。

③ 労働基準監督署の調査に応じる義務はあるのか
労働基準監督署による会社の調査は、「労働基準監督官」という担当官により行われます。 労働関係法令の警察官ともいうべき存在で、労働基準法によって以下の指導、取り締まりを行うための権限を与えられています。
・事業所及びその附属建設物への立入調査権
・帳簿、書類、証拠物件などの提出要求権
・事業主や労働者に対する尋問権、報告命令権、出頭命令権
・事業所の附属寄宿舎に関する即時処分権

会社に対する出頭命令や書類の提出要求についてはこれらの定めにより、理由なく拒否することができないとされています。労働基準監督官の権限は警察官と同じように、労働法令に違反する者を逮捕又は送検することにまで及んでいて、重大な法違反はもちろん、証拠物件の隠匿や、改ざんなど、調査の際に悪質な行為があった場合には、会社や経営者が告発されることさえあります。


2.労働基準監督署の調査への対応


① 労働基準監督署の調査では心象が結果を左右することも
労働基準監督署の調査では、労働者側および会社側から提出のあった証拠資料を最も重要視します。一度採用された証拠資料に対する反論は認められづらく、反証のための資料をもって対抗せねばなりません。証拠資料として採用される可能性があるのは、残業の問題であれば出勤簿(タイムカード)、就業規則および労働契約書、そして業務連絡のメールや営業報告書、レシートなどとなります。証拠資料は直接、調べられているものばかりでなく、会社に有利となる材料があれば、積極的にアピールすべきです。結果として法違反があるとなれば、労働基準監督官による是正勧告や指導が行われることとなりますが、実際の調査ではそこまで証拠資料が揃っていないことも多く、補足として関係者の証言を判断材料とすることもあります。そのような場合には、労働基準監督官の心象で判断が左右されることもあり、主張に矛盾があったり、証拠資料と食い違うことを言っていると、証言として信憑性がなくなってしまいます。会社としては、その従業員が日頃の問題行動や、虚言癖のあるといった事実があれば、調査の際に主張することも有用であるかもしれません。なお、労働基準監督署は「民事不介入」というスタンスを採っており、証拠資料が不充分な状況において従業員と会社の主張が食い違っている場合、その部分に関しては是正勧告や指導などの形で介入を行ってきません。

② 調査の結果、是正勧告書および指導票が交付される
労働基準監督署の調査を受けた際、労働基準法など法違反が認められると、その場で担当官から「是正勧告書」という書面を渡されます。これには法違反の指摘および改善すべき事項、改善の報告を行うべき期日などが記載されています。是正勧告は「勧告」というだけあって、それ自体に法的な拘束力はありませんが、これを無視したり、虚偽の報告を行うなど、特に悪質と判断されると、会社あるいは経営者が労働基準監督官の権限で告発されることもあります。違反事項の指摘を受け、改善した事項は「是正報告書」という書面の提出をもって労働基準監督署へ報告します。また、労働基準監督署の調査では「指導票」が渡されることもあります。これは、ただちに法令違反とならないものの、法令違反にいたるリスクがあるために書面をもって指導が行われるものです。例えば、ときおり行われる休憩時間の電話対応が「休憩時間の自由利用」に違反するおそれがあるので、改善するようにだとか、比較的ディテールの細かいところになります。従わなくても必ずしも是正勧告のように会社あるいは経営者が告発されるなどといったことはありませんが、改善した事項は「改善報告書」という書面の提出をもって労働基準監督署へ報告するのが無難でしょう。



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