合意書を交わしたのにトラブルが再燃…。未然に防ぐ方法とは？残業代残業時間トラブル解決！残業にまつわる様々な問題に実践的な解決策を！

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Ｑ．以前に在籍していた社員から内容証明郵便で未払残業代の請求があったため、社内で確認をしたところ、毎月定額で支払っていた残業代のみでは、支払われるべき額に不足していることが判明しました。裁判などに持ち込まれ、問題が大きくなることを避けたいとの意図もあり、元社員と会社の間で直接交渉を行い、合意書を交わして、問題は解決となったはずでした。ところがその後、以前に在籍していた他の社員からつぎつぎに未払残業代の請求が来ました。どうやら、合意書を交わした社員から情報が漏れていたようです。合意書を作成した際にそのような行為は想定されていませんでした。費用の負担も大きく、これ以上の未払残業代の請求は食い止めたいのが本音ですが、どのようにしたらよいでしょうか？

Ａ．トラブルを話し合いで解決しようというお互いの姿勢はすばらしいものです。今回作成された「合意書」とは、当事者間で合意した内容を書面に残し、その後問題が起きないようにするためのものです。しかし、内容に不備があっては、本来の役割を果たすことはできません。すでに起こってしまったことは致し方ありませんが、今後のために、他の方々との交渉で合意書を作成する際に注意すべき点をご説明していきます。

１．合意書は正しく作成しなければトラブルを予防しない。

① 「合意書の穴」の存在
合意書には当事者間で話し合って取り決めた内容が記載され、のちのち問題が裁判に持ち込まれるようなことがあった際には、お互いの合意があった事実を確認するための証拠ともなります。この合意書に書かれた内容は、お互い責任をもって実行しなければなりません。合意書は当事者間でのトラブルを解決する目的で作成されるものですが、合意書に書かれていないことまで相手方に約束させるものではありません。今回のケースが良い例となりましょう。それは「合意書の穴」ともいえ、トラブルが再燃してしまう原因ともなります。

② 自身に不利な事実認識を記載しない
それでは「合意書の穴」をふさぐためのいくつかのポイントをご説明していきましょう。今回の場合は未払残業代があったと会社側でも認識されていたようですが、合意書に「未払残業代」と記載されてはいなかったでしょうか。記載されてしまうと、会社がその存在を認めたということが書面として残り、のちのち別なところで証拠として取り上げられるなど、不利な状況を招くことにもつながってしまいます。ここはあえて「解決金」などとして、事実認識についてぼかすのも一つのテクニックです。

③ 「秘密保持」条項を入れておく
しかし、まだこれだけでは不十分です。たとえ「解決金」という認識が共有されても、今回の事例のように、この解決金を受け取った退職者が、元の同僚に事の詳細を話してしまう可能性があるからです。そうした場合を考慮に入れたとき、和解文書にもう一工夫が必要だということが、おわかりでしょうか。そうです。「和解内容を口外しない」ということを和解合意書の中に盛り込み、守ってもらわなくてはなりません。何を秘密とするのかは、いろいろなケースがありますが、今回の場合は、会社と元社員の間で合意がなされた事実、および合意の内容を秘密とすることになります。

２．トラブルを再燃させないために打つべき手とは？

① 「清算条項」の必要性と思わぬ落とし穴
もうひとつ、合意書を作成する際に忘れてはならない大切なポイントがあります。会社と元社員の間で、「お互いに権利義務がない」ことを確認する「清算条項」を記載しておく必要があるという点です。合意書は本来、お互いにとって不利益な状況を合意の元に解決し、完全に精算するための手段であるはずです。ご相談のケースで直接、問題となっているのは未払残業代の件ですが、それ以外に在職中に生じたすべての権利義務についてもすべて清算済みとして、包括的に問題を解決する方が後腐れなく、効率がよいのではないでしょうか。相手が異議を唱えることもあるかもしれませんが、後々のことを考えればぜひ入れておきたい条項です。ただし、ここで気をつけなくてはならないことがあります。

② 「違法行為不存在の誓約」を設ける
仮に無条件で清算条項についての約束をしたとして、後になって元社員の横領など、会社側が不利益になるような事実が発覚した場合は、いっさいは清算済みであるということを承知してしまっていると、会社側は困ることになります。会社としては当然、損害賠償を請求できるはずですが、和解合意書に清算条項を設けたことが足かせとなって、それができなくなってしまいます。そうならないためには、在職中に横領行為その他、会社に損害を及ぼす行為が存在しないことを、元社員に確約させることと、合意を交わした日以降にそのような事実が発覚した場合は、会社は元社員に対して損害賠償を行うことができることを確認する旨を記した、「違法行為不存在の誓約」の条項を設けることで対処します。